Evaluación
Lista de chequeo para evaluación de empresas administradoras de copropiedades residenciales
Esta lista está dirigida a los miembros del Consejo de administración y a los copropietarios que busquen evaluar la capacidad de una empresa administradora para gestionar su copropiedad de manera eficiente y transparente, facilitando la comparación entre distintas opciones durante un proceso de selección.
Estructura operativa
Una empresa administradora debe contar, como mínimo, con los siguientes departamentos:
Departamento de comunicaciones
¿Puede enviar un comunicado semanal sobre gestiones o avances en la copropiedad?
Departamento de servicio al cliente
¿Tiene una aplicación o medio tecnológico para gestionar PQRs y atender por diferentes canales?
Departamento de compras
¿Maneja economías de escala y cuenta con una base de proveedores especializados?
Departamento de gestión humana
¿Administra de manera adecuada al personal de la copropiedad (salarios, primas, vacaciones, etc.)?
Departamento de archivo y apoyo logístico
¿Gestiona eficientemente el archivo y la documentación digitalizada de la copropiedad?
Departamento de operaciones
¿Realiza un seguimiento diario y visitas regulares para mantener la copropiedad en óptimas condiciones?
Departamento de facturación
¿Genera y envía las facturas dentro de los primeros ocho días de cada mes?
Departamento de tesorería
¿Garantiza el pago oportuno de obligaciones y la optimización de los recursos financieros?
Promesa de valor en la operación del día a día
Este capítulo se enfoca en las acciones diarias que el Consejo de administración y los copropietarios deben esperar de una buena administración.
Reuniones de Consejo
¿Programa las reuniones desde el inicio del año?
Programa "Tómate un café con la administración"
¿Facilita la comunicación directa entre la comunidad y la administración?
Citación del Consejo
¿Envía las convocatorias con al menos 8 días de antelación?
Actas de reunión
¿Entrega las actas del Consejo máximo tres días después de la reunión?
Informe semanal
¿Proporciona un boletín semanal con actualizaciones sobre la copropiedad?
Facturación de cuotas
¿Emite la cuota de administración en los primeros ocho días del mes?
Consultas jurídicas
¿Incluye consultas jurídicas básicas dentro de sus servicios?
Gestión de cobro de cartera
¿Informa al Consejo sobre el estado de la cartera y realiza una gestión efectiva de cobros?
Renovación de pólizas
¿Presenta un cuadro comparativo claro para la renovación de pólizas?
Convivencia
¿Hace cumplir el reglamento de convivencia y fomenta la educación en la comunidad?
Respuestas a requerimientos
¿Proporciona respuestas claras y efectivas a los copropietarios y facilita la gestión de PQRs?
Presupuestos realistas
¿Presenta presupuestos bien sustentados que cubren todas las necesidades de la copropiedad?
Capacidad de gestión de grandes proyectos
¿Tiene la capacidad de liderar proyectos grandes como mantenimiento de fachadas, impermeabilización de losas y solución de problemas en piscinas?
Cumplimiento de normas y regulaciones
¿Mantiene actualizado el Plan de Manejo de Residuos Sólidos? ¿Cumple con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo? ¿Actualiza el Registro Único de Beneficiarios Finales? ¿Cumple con la Política de Habeas Data? ¿Asegura la certificación regular de ascensores? ¿Mantiene la certificación de bomberos? ¿Cumple con la Política de Tratamiento de Datos?
Características de la empresa de administración
Las características internas que definen a una excelente empresa administradora incluyen:
Póliza de manejo
¿Tiene una póliza que cubra irregularidades de sus funcionarios, beneficiando a la copropiedad?
Carga laboral de supervisores
¿Cuál es el número de unidades residenciales y su ubicación que cada supervisor tiene a su cargo?
Afiliaciones
¿Está afiliada a la Lonja de Propiedad Raíz y a ASURBE?
Enfoque tecnológico
¿Utiliza tecnología avanzada y sistemas de trazabilidad?
Contratación de empleados
¿Cumple con las leyes laborales colombianas?
Experiencia
¿Tiene experiencia en la gestión de unidades residenciales similares?
Capacitación
¿Ofrece programas permanentes de capacitación y participa en eventos del sector?
Independencia
¿Evita conflictos de interés manteniendo su independencia de otros negocios relacionados?
Completa el formulario y cotiza la administración de tu copropiedad
Conoce nuestros servicios
Obtén toda la información que necesitas para confiar en nosotros. Descarga nuestro brochure y descubre cómo podemos ayudarte a gestionar tu copropiedad de manera eficiente y profesional.
- Servicios personalizados
- Optimización de recursos
- Experiencia comprobada
- Innovación en gestión
Accede a la app Vecindapp y accede a las diferentes funciones.
