Una de las principales obligaciones del Administrador de Propiedad Horizontal es velar por el efectivo recaudo de las cuotas de administración, tanto ordinarias como extraordinarias, que se aprueban en las Asambleas de Copropietarios. Estos aportes son los que permiten cubrir las obligaciones del día a día de cada copropiedad, así como ejecutar los proyectos especiales aprobados por la Asamblea.
Desafortunadamente, y por diferentes motivos, algunos propietarios pueden entrar en mora en el pago de sus cuotas. Ante esta situación, la Administración tiene la responsabilidad de activar el procedimiento de cobro, con el fin de garantizar la sostenibilidad financiera de la copropiedad.
A continuación, explicamos el procedimiento estándar que aplicamos en CAA Administraciones S.A.S., el cual puede variar ligeramente según las instrucciones particulares de cada Consejo de Administración, pero mantiene siempre la misma estructura y rigor jurídico:
Primera etapa: recordatorio administrativo
Cuando un inmueble acumula dos cuotas de administración vencidas, la Administración envía una carta de recordación en la que se relaciona el saldo pendiente, incluyendo capital e intereses de mora.
Este primer aviso hace parte del debido proceso, y tiene como propósito informar formalmente al propietario sobre el incumplimiento y ofrecerle la oportunidad de ponerse al día sin mayores consecuencias.
Segunda etapa: cobro prejurídico
Si el propietario no regulariza su situación y alcanza tres cuotas vencidas, el caso se remite a una empresa externa especializada, en este caso PH Recaudo Jurídicos.
Esta empresa envía una carta formal en términos jurídicos, donde se discrimina el valor del capital, los intereses y los costos administrativos, advirtiendo que, en caso de no llegar a un acuerdo o realizar el pago, el proceso pasará a una instancia judicial.
En esta etapa todavía existe la posibilidad de establecer acuerdos de pago que eviten el proceso judicial.
Tercera etapa: proceso jurídico
Si después del cobro prejurídico no se logra el pago, se inicia un proceso jurídico formal ante un Juez de la República.
En este punto, el abogado presenta la demanda, el juez admite el mandamiento de pago y puede ordenar medidas cautelares (como embargos o secuestros preventivos) para garantizar la recuperación de la deuda.
El proceso sigue su curso conforme a las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y demás normas aplicables.
Gastos del proceso
Todos los gastos asociados al proceso (certificados de libertad, mensajería, papelería, fotocopias, diligencias procesales, y honorarios del abogado) deben ser asumidos por el deudor, de acuerdo con la normatividad vigente.
Resultados del procedimiento
Gracias a este esquema estructurado y transparente, en CAA Administraciones S.A.S. mantenemos un estricto control sobre las cuentas por cobrar, protegiendo así los intereses de todos los copropietarios cumplidos y asegurando la correcta operación y mantenimiento de cada copropiedad.
